Anwendungsfälle
Besprechungsnotizen für kleine Teams
So führt ein kleines Team seine Wochenbesprechung in der Beispiel-App Sandbox Notes: ein Notizbuch, eine Vorlage, klare Zuständige für jede Aufgabe.
Für wen Teams mit 3 bis 10 Personen, die sich jede Woche treffen
Beispielinhalt: Sandbox Notes ist ein fiktives Produkt, und das Team unten ist erfunden. Die Seite zeigt, wie eine Anwendungsfall-Seite einen echten Ablauf von Anfang bis Ende beschreibt.
Die Ausgangslage
Ein Produktteam mit sechs Personen trifft sich jeden Montag. Vor Sandbox Notes stand die Agenda in der Kalendereinladung, Entscheidungen waren über den Chat verstreut, und die Aufgaben lagen bei der Person, die in dieser Woche protokolliert hatte. Am Donnerstag arbeiteten zwei Leute an derselben Aufgabe, und niemand wusste sicher, ob sich der Launch-Termin verschoben hatte.
Die Einrichtung, einmalig
Das Team legt ein Notizbuch Besprechungen an und teilt es mit allen als Bearbeiter. Die Wochennotiz nutzt die Vorlage für Teambesprechungen, die immer dieselben Teile hat:
- Agenda: Themen, die alle vor der Besprechung eintragen können.
- Entscheidungen: eine Zeile pro Entscheidung, in einfachen Worten.
- Aufgaben: eine Aufgabe, eine zuständige Person und ein Fälligkeitsdatum.
Weil jede Notiz gleich aufgebaut ist, wissen alle, wo sie nachsehen müssen, auch nach einer verpassten Besprechung.
Eine typische Woche
Am Freitag kann jede Person ein Thema für die Agenda am Montag eintragen. In der Besprechung schreibt eine Person mit, und die anderen sehen die Notiz live wachsen; so lässt sich eine Entscheidung noch in der Besprechung korrigieren statt in einer Nachricht danach. Anschließend sieht jede zuständige Person ihre Aufgaben und hakt sie ab, sobald sie erledigt sind. Wer im Zug ohne Empfang sitzt, arbeitet weiter, und die Änderungen werden später synchronisiert.
Später wiederfinden
Die Suche durchsucht jede Notiz im Notizbuch, sodass „Launch-Termin“ sowohl die Entscheidung als auch die Besprechung findet, in der sie fiel. Der Versionsverlauf zeigt, wer eine Entscheidung wann geändert hat.
Was es dafür braucht
Die Vorlage und die Suche gehören zu jedem Tarif. Das Teilen mit dem ganzen Team nutzt die Rollen aus dem Tarif Team, und das Bearbeiten ohne Verbindung braucht Pro oder Team. Mehr dazu auf der Preisseite, bei den gemeinsamen Notizbüchern oder in unserem Ratgeber, wie man nützliche Besprechungsnotizen schreibt.